Một giao dịch hợp đồng đặt cọc an toàn cần được kiểm tra từ trước thời điểm ký, không phải đợi đến khi phát sinh tranh chấp mới rà hồ sơ. Đặt cọc là biện pháp bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Hiệu quả của đặt cọc phụ thuộc vào việc xác định rõ nghĩa vụ được bảo đảm và trường hợp bên nào vi phạm.
Bản chất của giao dịch
Phải mô tả giao dịch chính đủ rõ. Nếu thông tin này chưa chắc chắn, chưa nên chuyển sang mốc thanh toán tiếp theo. Số tiền/tài sản cọc, thời hạn và điều kiện hoàn trả cần cụ thể. Cần đọc cùng với điều khoản về thanh toán, bàn giao và trách nhiệm khi giao dịch không hoàn tất.
Nếu kết quả phụ thuộc vào một điều kiện chưa chắc chắn, đừng xây toàn bộ phương án dựa trên giả định đó. Nên xác minh điều kiện quyết định trước, sau đó mới tính đến chi phí và lịch thực hiện.
Quy định hiện hành cần đối chiếu
Các văn bản nền tảng nên được đối chiếu gồm:
- Bộ luật Dân sự 2015.
- Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 và các sửa đổi, bổ sung đang có hiệu lực.
- Văn bản chuyên ngành tương ứng với giao dịch hoặc tranh chấp cụ thể.
Quy định về thẩm quyền có thể thay đổi theo tổ chức bộ máy, nên tên cơ quan trong bài cũ không phải lúc nào cũng còn chính xác.
Ai có quyền ký và phạm vi quyền đến đâu?
Phạt cọc áp dụng theo quy định và thỏa thuận hợp pháp. Cần đọc cùng với điều khoản về thanh toán, bàn giao và trách nhiệm khi giao dịch không hoàn tất.
Nên tách trường hợp bất khả kháng, không đủ điều kiện pháp lý và vi phạm chủ quan. Điểm này quyết định giao dịch có thể hoàn tất an toàn hay sẽ phát sinh rủi ro sau khi đã thanh toán.
Giấy tờ cần kiểm tra trước khi thanh toán
Nếu tài liệu được lập ở nhiều thời điểm, nên sắp theo thứ tự cũ đến mới để thấy được sự thay đổi của quyền, nghĩa vụ hoặc thông tin đăng ký.
- Hợp đồng đặt cọc: dùng để kiểm tra sự thống nhất giữa thông tin kê khai và hồ sơ; cần kiểm tra đủ trang, chữ ký và dấu nếu có.
- Tài liệu về giao dịch chính: dùng để chứng minh một mắt xích quan trọng của sự việc; cần kiểm tra đủ trang, chữ ký và dấu nếu có.
- Chứng từ giao cọc: dùng để làm căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ hoặc thời điểm phát sinh; cần kiểm tra đủ trang, chữ ký và dấu nếu có.
- Trao đổi giữa các bên: dùng để hỗ trợ cơ quan xử lý xác minh nội dung được trình bày; cần kiểm tra đủ trang, chữ ký và dấu nếu có.
Nếu cần dịch hoặc hợp pháp hóa, nên xử lý sớm vì đây thường là bước tốn thêm thời gian.
Các bước hoàn tất
- Bước 1: Thẩm tra giao dịch chính. Nên lưu biên nhận, văn bản hoặc chứng từ thể hiện kết quả đã thực hiện.
- Bước 2: Soạn điều kiện đặt cọc. Nếu có đại diện, phải rà lại phạm vi ủy quyền ở chính bước này.
- Bước 3: Giao nhận có chứng cứ. Cần ghi lại ngày thực hiện để kiểm soát các thời hạn liên quan.
- Bước 4: Xử lý theo kết quả giao dịch. Nếu cơ quan yêu cầu bổ sung, chỉ bổ sung đúng phần còn thiếu và giải trình rõ.
Nếu phải sửa nội dung đã nộp, nên có văn bản giải thích thay vì chỉ thay một trang giấy mà không ghi nhận lý do.
Những điều khoản dễ phát sinh tranh chấp
Một rủi ro khá phổ biến là mô tả tài sản mơ hồ. Không nên dùng giấy tờ lập sau để che lấp một sự kiện đã xảy ra. Nếu không chắc cách xử lý, nên xin ý kiến chuyên môn dựa trên bộ hồ sơ thực tế.
Cũng cần tránh việc đặt cọc cho người không có quyền. Tốt nhất nên ghi rõ phương án xử lý ngay trong thỏa thuận hoặc hồ sơ. Nếu không chắc cách xử lý, nên xin ý kiến chuyên môn dựa trên bộ hồ sơ thực tế.
Nhiều hồ sơ phát sinh vướng mắc vì điều khoản phạt cọc khó hiểu. Khi thấy dấu hiệu này, cần dừng bước tiếp theo để đánh giá hậu quả. Nếu không chắc cách xử lý, nên xin ý kiến chuyên môn dựa trên bộ hồ sơ thực tế.
Một điểm khác đáng lưu ý là giao tiền mặt không biên nhận. Nếu có bên thứ ba liên quan, nên làm rõ quyền của họ trước khi quyết định. Nếu không chắc cách xử lý, nên xin ý kiến chuyên môn dựa trên bộ hồ sơ thực tế.
Sau khi ký còn phải làm gì?
- Đã có và kiểm tra hợp đồng đặt cọc chưa?
- Nội dung “Phải mô tả giao dịch chính đủ rõ.” đã có tài liệu chứng minh chưa?
- Rủi ro “mô tả tài sản mơ hồ” đã được loại trừ hoặc có phương án xử lý chưa?
- Sau bước “xử lý theo kết quả giao dịch” còn phải cập nhật, đăng ký, kê khai hoặc thi hành việc gì khác không?
Một lần kiểm tra chéo với người không trực tiếp soạn hồ sơ có thể phát hiện lỗi tên, số và mốc thời gian rất hiệu quả.
Kết luận
Hợp đồng đặt cọc sẽ dễ kiểm soát hơn khi đi đúng thứ tự: hiểu bản chất, kiểm tra điều kiện, chuẩn hóa chứng cứ rồi mới thực hiện thủ tục. Hồ sơ có nhiều người cùng quyền, giấy tờ cũ mâu thuẫn hoặc tài sản đang bị ràng buộc nên được rà kỹ trước khi ký hoặc nộp.
