CÁC BƯỚC LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU ĐỐI VỚI XUẤT KHẨU KINH DOANH
Bước 1: Đánh giá, kiểm tra lô hàng hóa thuộc diện nào?
- Hàng thương mại thông thường
Tức là hàng đủ tiêu chuẩn nhập khẩu.
- Hàng cấm
Nếu không may hàng nằm trong danh sách những mặt hàng cấm nhập khẩu thì cần dừng ngay để tránh các vấn đề rắc rối về sau. Thậm chí bạn có thể bị phạt và vướng vào pháp lý nếu nhập khẩu phải hàng cấm.
- Hàng cần xin giấy phép xuất khẩu:
Một số mặt hàng, sản phẩm đặt biệt cần có giấy phép xuất khẩu như thuốc tân dược, hạt giống, động thực vật, mẫu khoáng sản, gỗ và sản phẩm làm từ gỗ, mỹ phẩm, Chất lỏng, cát, bột, than, sách báo – ổ đĩa cứng. Do đó cần tiến hành xin giấy phép đầy đủ trước khi thực hiện khai báo hải quan xuất khẩu. Tránh trường hợp đến lúc khai báo mới xin giấy phép sẽ mất rất nhiều thời gian.
- Hàng cần kiểm tra chuyên ngành:
Kiểm tra chuyên ngành là việc cơ quan chức năng tiến hành lấy mẫu hàng để đánh giá xem hàng hóa có đạt tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định chuyên ngành hay không. Thường thì kiểm tra chuyên ngành nhập khẩu sẽ phổ biến hơn xuất khẩu.
- Hàng phải chịu thuế xuất khẩu:
Với chính sách mở cửa, khuyến khích xuất khẩu của nước ta, nhiều mặt hàng đã được bỏ thuế còn 0%. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn khá nhiều loại hàng hóa buộc phải đóng thuế xuất khẩu.
- Hàng hóa xuất theo hạn ngạch:
Là sự hạn chế số lượng, khối lượng hay giá trị hàng hóa xuất khẩu trong một giai đoạn. Dùng để chỉ lượng hàng tối đa mà doanh nghiệp có thể xuất hàng đi, thường chỉ áp dụng với các mặt hàng đặc biệt như gỗ, than, gạo,…
Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
Sale contract (hay còn gọi là hợp đồng ngoại thương) là một bản hợp đồng thỏa thuận mua bán giữa đơn vị xuất khẩu và nhập khẩu. Hợp đồng ngoại thương là một loại hồ sơ rất quan trọng, bắt buộc phải có khi thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
Thông thường hợp đồng ngoại thương sẽ được thể hiện dưới dạng song ngữ. Trong trường hợp nước xuất khẩu là Việt Nam thì thường sẽ là song ngữ Việt – Anh (nếu xuất khẩu sang Mỹ hay các nước châu u), song ngữ Việt – Trung (nếu xuất khẩu sang Trung Quốc),…
Trong hợp đồng ngoại thương sẽ có các nội dung quan trọng như Tên hàng, số lượng, giá cả, phương thức đóng gói, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, các thỏa thuận,…
Đương nhiên sẽ không có hợp đồng ngoại thương chung cho tất cả các mặt hàng.
Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai báo hải quan
Bước tiếp theo trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu là chuẩn bị hồ sơ. Bạn cần đảm bảo mình đã chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Sale Contract (Hợp đồng ngoại thương)
- Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Packing List (Phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết)
- Booking Note (thỏa thuận lưu khoang)
- Phơi phiếu xác nhận việc container đã hạ cảng
- Các loại giấy phép khác tùy loại mặt hàng đã xác định ở bước 1. Ví dụ, hàng thủy hải sản cần có kiểm dịch động vật, hàng gỗ cần có hồ sơ lâm sản, chứng nhận phun trùng,…
Ngoài 1 bộ để chuẩn bị làm thủ tục hải quan xuất khẩu, bạn cũng cần gửi cho đơn vị nhập khẩu ở nước ngoài 1 bộ hồ sơ để họ hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu ở đất nước của họ.
Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa
Đối bước này, trước mắt doanh nghiệp cần có sẵn chữ ký số đã đăng ký với với Tổng cục Hải Quan (VNACCS), và hệ thống máy đã cài sẵn phần mềm khai báo hải quan điện tử.
Về phần mềm, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng khai báo trực tiếp trên hệ thống VNACCS/VCIS của tổng cục Hải Quan. Việc này hoàn toàn không tốn phí và được hướng dẫn cách làm tờ khai hải quan xuất khẩu cụ thể. Tuy nhiên lại hơi phức tạp và khó thao tác. Thay vào đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay lại ưa chuộng mua thêm phần mềm khai báo đã được cấp phép bên ngoài để tiện quản lý và sử dụng hơn.
Việc doanh nghiệp cần làm là dựa vào các chứng từ đã chuẩn bị, nhập các thông tin cần thiết lên hệ thống khai báo như mã cảng, mã loại hình, mã chi cục Hải quan, mã địa điểm lưu kho,…
Kiểm tra thật kỹ lại trước khi truyền tờ khai đi. Phải chắc chắn rằng mọi số liệu, thông tin điền là chính xác 100% không sai sót. Tránh trường hợp xảy ra lỗi hệ thống, làm mất thời gian cũng như công sức. Nếu chưa quen, tốt nhất nên nhờ sự hướng dẫn từ người đã có kinh nghiệm khai báo hải quan. Sau khi truyền tờ khai hải quan xong, chờ kết quả trả về thuộc luồng xanh, vàng hay đỏ mà thực hiện các bước phía dưới.
Bước 5: Chuẩn bị bộ hồ sơ nộp cho Chi cục Hải quan
Hồ sơ hải quan sau khi truyền đi trên hệ thống khai báo sẽ được xem xét và trả về kết quả. Sẽ có 3 trường hợp xảy ra: Tờ khai được phân luồng xanh, hoặc tờ khai bị chuyển sang luồng vàng, luồng đỏ. Dựa vào đó, bạn sẽ chuẩn bị hồ sơ cũng như thực hiện các thủ tục tương ứng. Cụ thể:
Chuẩn bị bộ hồ sơ đối với tờ khai luồng xanh
Luồng xanh đồng nghĩa với việc tờ khai đã vượt qua vòng thông quan và không bị kiểm tra gì thêm.
Doanh nghiệp chỉ cần in mã vạch và tờ khai thông quan từ website Tổng cục Hải quan, đến Chi cục Hải quan để hoàn tất một số thủ tục. Bên cạnh đó cũng cần mang theo một số chứng từ khác như:
– Phiếu phơi hạ hàng ( EIR – Equipment Interchange Receipt)
– Phí hạ tầng (nếu xuất khẩu ở cảng Hải Phòng)
Lúc này, Hải Quan sẽ ký nháy hoặc đóng dấu nội bộ lên tờ khai. Doanh nghiệp mang tờ này tới hãng tàu thực hiện bước 6.Thông quan hàng hóa
Chuẩn bị bộ hồ sơ đối với tờ khai luồng vàng
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định tại điều 16 thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bổ sung trong thông thư 39), cụ thể gồm:
– Mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu Mẫu số 02 Phụ lục II kèm thông tư 39/2015/TT-BCT
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hoặc chứng từ có giá trị tương đương : 1 bản chụp
– Bảng kê lâm sản theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nếu hàng xuất khẩu là gỗ nguyên liệu: 1 bản chính
– Giấy phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu có)
+ Nếu xuất khẩu 1 lần : 1 bản chính
+ Nếu xuất khẩu nhiều lần: Chỉ cần 1 bản chính khi xuất khẩu lần đầu
– Giấy thông báo miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính
– Chứng từ chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: 01 bản chụp (khi xuất khẩu lô hàng đầu tiên)
– Hợp đồng ủy thác (nếu thuộc diện phải có giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, giấy phép xuất khẩu, giấy chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu): 1 bản chụp
Lưu ý, đối với các chứng từ như Giấy phép xuất khẩu, kiểm tra chuyên ngành và giấy chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu nếu được các cơ quan có thẩm quyền liên quan gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia thì không cần nộp thêm khi làm thủ tục hải quan.
Thực tế, mỗi chi cục Hải quan có thể sẽ có thêm những quy định riêng về giấy tờ cũng như hình thức nộp. Nên để đảm bảo nhất, hãy trực tiếp liên hệ để được hướng dẫn trước.
Chuẩn bị bộ hồ sơ đối với tờ khai luồng đỏ
Nếu không may rơi vào luồng đỏ, hàng hóa sẽ bị kiểm tra thực tế. Việc này sẽ làm doanh nghiệp mất thêm nhiều thời gian, công sức và chi phí vì thủ tục rườm rà hơn. Nhưng trước mắt, doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giống như luồng vàng để nộp cho chi cục Hải Quan.
Tùy theo loại hàng và đánh giá của cơ quan hải quan, mà hàng sẽ được kiểm hóa theo hình thức máy soi chuyên dụng, hoặc kiểm tra thủ công. Trường hợp kiểm tra thủ công, mức độ từ 5-10% lượng hàng cho đến 100% nếu có dấu hiệu nghi ngờ.
Có các tình huống sau xảy ra.
Thứ nhất, nếu số lượng và chủng loại, nhãn mác hàng hóa đúng chuẩn, khớp với tờ khai thì hàng sẽ được làm thủ tục thông quan.
Thứ hai, nếu hàng có nhiều vấn đề và số lượng sai lệch, sẽ bị chất vấn và yêu cầu chủ hàng đến giải trình. Nhẹ sẽ bị nhắc nhở, phạt hành chính và khắc phục để xem xét thông quan. Còn nếu lỗi vi phạm quá nặng sẽ không được xuất khẩu.
Bước 6: Thông quan & thanh lý tờ khai
Tùy theo hình thức xuất khẩu cũng như địa điểm xuất khẩu mà bạn sẽ ra cảng biển, cảng cạn IDC hoặc sân bay để tiến hành thông quan hàng hóa
Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với luồng xanh
Doanh nghiệp chỉ cần trình mã vạch và tờ khai thông quan cho bộ phận chịu trách nhiệm đối chiếu xác nhận là hoàn thành thủ tục. (Đối với hàng kho là bộ phận kho hàng, đối với hàng container là bộ phận vào sổ tàu, đối với hàng sân bay là hải quan giám sát)
Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với luồng vàng
Trình hồ sơ cho hải quan tại quầy đăng ký tờ khai. Khi hồ sơ hợp lệ, và doanh nghiệp đã đóng đầy đủ thuế xuất khẩu (nếu có) thì sẽ được in tờ mã vạch thông quan.
– Với hàng air: Doanh nghiệp giao hàng cho đại lý để dáng talon và cân hàng. Sau đó cầm mã vạch, tờ khai thông quan cùng phiếu cân để trình cho hải quan giám sát để hoàn tất thủ tục thông quan.
– Đối với hàng lẻ: Doanh nghiệp trình booking note cho phòng thương vụ nhằm mục đích đăng ký số xe vào cảng. Phòng thương vụ sẽ in phiếu hướng dẫn thể hiện tên kho và cửa vào cho bạn. Hàng sẽ được tiến hành nhập kho và đo đếm số lượng kiện, số khối để ghi chú vào booking note.
Sau đó, để hoàn tất thủ tục, mang trình tờ booking note này cùng tờ khai thông quan và mã vạch để kho xuất phiếu nhập kho cho doanh nghiệp.
– Đối với hàng nguyên nguyên container: Trước khi đến quầy vô sổ tàu để hoàn thành thủ tục xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần đóng tiền hạ container và để container hạ bãi. Nhớ mang theo mã vạch và tờ khai thông quan để vô sổ tàu. Lúc này doanh nghiệp sẽ nhận được phiếu đăng ký tàu xuất, vậy là xong!
Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với đối với luồng đỏ:
Tương tự như luồng vàng, doanh nghiệp cũng trình bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho hải quan. Nhưng song song với việc kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thuế, thì hải quan đăng ký sẽ chuyển hồ sơ này tới bộ phận kiểm hóa.
Đối với tờ khai luồng đỏ, doanh nghiệp trình hồ sơ cho hải quan đăng ký giống như đối với luồng vàng, tuy nhiên thay vì kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thuế và ra quyết định thông quan, hải quan đăng ký sẽ chuyển hồ sơ đến bộ phận kiểm hóa. Bộ phận kiểm hóa sẽ xem xét hồ sơ để quyết định mức độ kiểm hóa là bao nhiêu phần trăm. Lúc này cán bộ kiểm hóa sẽ được phân công đến gặp chủ hàng và tiến hành mở hàng để kiểm tra theo quy định. Người này sẽ đánh giá và đưa ra quyết định thông quan cho hàng hóa của bạn.
Khi có quyết định thông quan và được cấp mã vạch. Doanh nghiệp tiến hành các bước tương tự như đối với luồng vàng, tùy thuộc hàng của bạn là hàng air, hàng lẻ hay hàng container!
Liên hệ với chúng tôi
Hotline: 091 743 9489
Mail: luathaitrung@gmail.com
